Rancang Bangun Sistem Informasi Arsip Surat Menggunakan Metode Waterfall Pada Dinas Lingkungan Hidup Kota Cirebon

Abstract

Penggunaan teknologi informasi dan komputer sudah menjadi kebutuhan dalam pekerjaan sehari-hari, baik di instansi swasta maupun pemerintahan, terutama dalam hal pelayanan kepada masyarakat, penggunaan teknologi informasi tentunya sangat menunjang kegiatan yang ada. Salah satu kegiatan di Badan Pusat Statistik adalah banyaknya surat masuk dan surat keluar, hal ini menyebabkan permasalahan dalam pengarsipan baik surat masuk maupun surat keluar, maka untuk mengatasi hal tersebut dibuatlah sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis website. Mengingat arsip adalah segala bentuk rekaman kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dan lembaga dalam berbagai bentuk, seperti dokumen, arsip dan sebagainya, maka keberadaannya perlu dipelihara dengan baik metode yang digunakan dalam pembuatan sistem filing adalah metode prototype, model ini mengambil pendekatan pengembangan sistem yang terdiri dari beberapa tahapan yaitu Communication, Quick plan, Modeling Quick Design, Pembentukan Prototype dan Deployment Delivery & Feddback yang akan meliputi bagaimana konsep, perencanaan, analisis dan perancangan apa saja yang dibutuhkan oleh sistem yang akan dibangun. Selain itu menggunakan PHP & MySQL sebagai bahasa pemrogramannya dengan framework codeigniter penelitian ini menghasilkan sistem pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar yang dapat menyimpan surat secara digital dan memudahkan setiap divisi untuk mencari surat dan membantu staff dalam mengelola surat,petugas administrasi dapat menambah, mengedit, menghapus, dan menyimpan surat masuk dan keluar, mencari berdasarkan nomor surat, subjek, pengirim, tujuan, dan tanggal, serta mengunduh surat digital berdasarkan hasil pencarian dengan mengakses aplikasi pemberkasan ini dengan user login yang tepat . Sistem pengarsipan surat yang telah dibangun dapat memudahkan pegawai dalam menyelesaikan pengolahan data arsip surat masuk dan surat keluar dengan cepat dan efisien.